[직장업무 노하우] 업무 시간 블록화: 시간으로 일 구획하기

업무 시간 블록화: 시간으로 일 구획하기

 

우리는 하루 24시간을 똑같이 갖고 있지만 어떻게 활용하느냐에 따라 생산성이 완전히 달라질 수 있어요.

아무 계획 없이 주어진 일을 처리하다 보면 중요한 업무가 계속 미뤄지거나 예상치 못한 일들에 끌려다니기 쉽죠.

그래서 저는 업무 시간 블록화(Time Blocking) 기법을 활용하고 있어요.

이 방법은 하루를 특정한 시간대별로 나누어 각 시간에 어떤 업무를 할지 미리 정해두는 것이에요.

단순한 일정 관리와는 조금 다릅니다.

단순히 '이때 회의 있음'이라고 적는 것이 아니라 각 업무에 집중할 시간을 미리 확보하는 것이죠.

이제부터 시간 블록화가 무엇인지 어떻게 적용하면 좋을지 자세히 이야기해볼게요.

 

시간 블록화란?

시간 블록화(Time Blocking)란 하루를 여러 개의 시간 블록으로 나누고 각 블록마다 특정한 업무를 배치하는 일정 관리 기법이에요. 즉 언제 어떤 일을 할지 미리 정해두는 것이죠.

 

예를 들어 다음과 같이 하루를 구획할 수 있어요.

• 9:00 - 11:00 → 가장 중요한 문서 작업 (집중력이 필요한 업무)
• 11:00 - 12:00 → 이메일 확인 및 응답 (자잘한 커뮤니케이션 업무)
• 13:00 - 15:00 → 회의 및 협업 업무 (팀원들과의 소통)
• 15:00 - 16:00 → 프로젝트 기획 및 피드백 정리 (전략적 사고 업무)
• 16:00 - 17:30 → 남은 업무 정리 및 내일 일정 계획

시간 블록을 설정하면 각 시간대에 어떤 업무를 할지 미리 결정되므로 집중력이 높아지고 업무의 우선순위가 명확해져요.

 

시간 블록화를 활용하면 좋은 점

1. 업무에 대한 몰입도가 높아진다
   • '이 시간에는 오로지 이 업무만 한다!'라는 마음가짐이 생기기 때문에 불필요한 멀티태스킹을 줄이고 몰입할 수 있어요.
2. 예상치 못한 업무에 휘둘리지 않는다
   • 갑자기 전화가 오거나 동료가 급한 요청을 해도 '이 업무는 언제 처리할 것인지' 일정이 이미 정해져 있으므로 흔들리지 않아요.
3. 업무 간 전환(컨텍스트 스위칭)이 줄어든다
   • 이메일을 확인하다가 보고서를 쓰고 다시 회의를 가는 식으로 왔다 갔다 하면 집중력이 떨어지게 되요. 시간을 블록으로 나누면 이런 비효율적인 전환을 줄일 수 있어요.
4. 하루를 주도적으로 관리할 수 있다
   • 하루의 흐름을 스스로 설계할 수 있으니 시간에 끌려다니는 것이 아니라 시간을 주도적으로 활용할 수 있어요.

 

시간 블록화를 효과적으로 적용하는 방법

시간 블록화를 실천하려면 몇 가지 원칙을 기억하면 좋아요.

 

1) 우선순위에 따라 시간대를 설정하세요

아침에 가장 먼저 할 일을 급한 일이 아니라 중요한 일로 설정하는 것이 좋아요.

• 저는 오전 9시부터 11시까지는 집중력이 높은 시간대이기 때문에 가장 중요한 문서 작업이나 기획 업무를 배치해요.
• 반면 점심 먹고 나서 나른할 때는 이메일 확인이나 간단한 커뮤니케이션 업무를 처리해요.

팁: 본인의 에너지 레벨을 분석해서 가장 집중력이 좋은 시간대에 중요한 업무를 배치해 보세요.

 

2) 비슷한 성격의 업무를 같은 블록에 묶으세요

이메일 확인, 전화 응대, 슬랙(Slack) 메시지 확인 같은 소소한 커뮤니케이션 업무는 한 블록으로 묶어 처리하면 좋아요.

• 예를 들어 오전 11시12시, 오후 4시5시 두 번만 이메일을 확인하면 계속해서 이메일을 체크하느라 흐름이 끊기는 것을 방지할 수 있어요.

📌 팁: '이메일이나 메신저는 바로 답장해야 한다'는 강박을 버려 보세요. 하루 두세 번 몰아서 처리하는 것이 훨씬 효율적이에요.

 

3) 회의는 특정 시간대에 몰아서 배치하세요

회의가 중간중간 끼어 있으면 흐름이 깨지고 집중력을 유지하기 어려워요. 그래서 저는 가급적 회의는 오후 시간대(13:00~15:00)에 몰아서 처리하려고 해요.

팁: 회의 시간이 길어질 경우 50분 단위로 진행하고 중간에 10분씩 쉬는 게 효과적이에요.

 

4) 예기치 못한 업무를 위한 ‘여유 블록’을 만들어두세요

업무를 하다 보면 예상치 못한 일이 생기기 마련이에요. 갑자기 보고서 요청이 들어오거나 급한 메일이 올 수도 있죠.

그래서 저는 하루 중 30분~1시간 정도 여유 블록을 설정해 둬요.

• 만약 급한 업무가 생기면 이 시간에 처리하면 되고 특별한 일이 없으면 내일 해야 할 업무를 미리 준비하는 시간으로 활용하면 되요.

 

저는 시간 블록화를 활용하면서 업무 효율이 크게 달라졌어요.

예전에는 하루 종일 바쁘게 일했는데도 퇴근할 때가 되면 '정작 중요한 일은 하나도 못 했다'는 느낌이 들곤 했죠.

그런데 하루를 블록으로 나누고 난 후부터는 '이 시간에는 이 업무만 한다'라는 원칙이 생겨서 몰입도가 높아졌고 하루의 마무리가 훨씬 만족스러워졌어요.

예전에는 하루 종일 이메일을 띄워놓고 수시로 확인했는데 지금은 오전과 오후 한 번씩만 확인하니까 훨씬 효율적이고 중요한 업무에 집중할 시간이 늘어났어요.

 

시간 블록화는 처음에는 다소 번거로워 보일 수 있지만 한 번 적용해 보면 정말 강력한 생산성 도구라는 걸 느낄 수 있어요. 하루를 설계하는 방식이 바뀌면서 '시간을 더 주도적으로 관리하는 힘'이 생기게 되요.

여러분도 지금부터 하루를 블록 단위로 나눠보세요!

작은 변화가 큰 차이를 만들 수 있어요.

 

 

 

 

저의 다른 블로그 입니다. 직장맘으로써 저녁식사에 관한 포스팅을 올리고 있어요^^

https://blog.naver.com/keynatas/223749009146

[2월 식단] 저녁식사 식단표 : 2월 10일~2월15일