[직장업무 노하우] 템플릿 만들기: 자주 사용하는 문서는 미리 준비해두자!

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템플릿 만들기: 자주 사용하는 문서는 미리 준비해두자!

오늘도 문서 작업을 훨씬 더 효율적으로 할 수 있는 꿀팁 하나를 소개해 드릴게요.

그건 바로 템플릿 만들기에요! 음 어떻게 보면 초안이라고도 하죠?!

회사에서 일하다 보면 반복해서 작성하는 문서들이 많아요.

회의록, 프로젝트 계획서, 계약서, 보고서 같은 것들이 있죠.

매번 새롭게 문서를 만들다 보면 서식을 맞추는 데만 시간이 엄청 걸릴거에요.

이럴 때 템플릿을 미리 만들어 두면 정말 편리하겠죠?

불필요한 작업 시간을 줄일 수 있고 문서의 형식도 일정하게 유지할 수 있거든요.

그러면 지금부터 템플릿의 장점과 어떻게 활용하면 좋은지 공부해볼까요.

 

템플릿을 사용하면 좋은 이유!

자주 사용하는 문서는 미리 만들어둔 템플릿을 활용하면 시간이 훨씬 절약되요.

대표적인 장점들을 정리해 보아요.

 

1. 서식 설정을 한 번에 끝낼 수 있어요!

문서를 만들 때마다 제목 크기, 글꼴, 줄 간격, 본문 정렬 등을 일일이 설정하는 건 번거로운 일이죠.

템플릿을 만들어두면 한 번의 설정으로 끝!

앞으로는 문서를 열자마자 내용만 채우면 되니까 훨씬 편리해요.

 

2. 반복 작업을 줄일 수 있어요!

회의록, 보고서 같은 문서를 만들 때 항상 비슷한 포맷을 사용한다면 매번 처음부터 새로 만드는 건 비효율적이겠죠?

템플릿을 활용하면 반복적인 작업을 줄일 수 있어서 시간을 아낄 수 있어요.

 

3. 문서 작성 시간을 확 줄일 수 있어요!

서식을 맞추는 데 걸리는 시간, 줄 간격이나 폰트 크기를 조정하는 시간, 불필요한 반복 작업 등을 모두 줄일 수 있어요.

문서를 처음부터 끝까지 만드는 시간이 단축되니 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간도 늘어나죠!

 

템플릿을 어떻게 활용하면 좋을까요?

실제로 업무에서 활용할 수 있는 템플릿 몇 가지 예시를 소개해 드릴게요.

 

1. 회의록 템플릿

회의할 때마다 새 문서를 열고 날짜, 참석자, 안건 등을 새롭게 적다 보면 시간이 꽤 걸리잖아요?

하지만 회의록 템플릿을 만들어 두면 간단히 날짜와 주요 내용만 입력하면 끝!

 

예시: 회의록 템플릿

[ 회의 제목 ]

- 날짜 :

- 참석자 :

- 주요 논의 내용 :

- 결론 및 액션 플랜 :

 

이렇게 템플릿을 만들어두면 매번 새 문서를 만들 필요 없이 바로 회의 내용을 작성할 수 있어서 정말 편리해요.

 

2. 보고서 템플릿

매주 또는 매달 작성해야 하는 업무 보고서도 마찬가지예요.

같은 형식의 보고서를 매번 새로 만들 필요 없이 템플릿을 만들어두면 훨씬 빠르고 정확하게 작업할 수 있죠.

 

3. 이메일 템플릿

자주 보내는 이메일도 템플릿을 만들어 두면 일일이 새로 작성할 필요 없이 몇 초 만에 완성할 수 있어요.

특히 고객 응대, 공지 이메일, 회의 초대 이메일처럼 반복적으로 보내는 메일이 있다면 꼭 활용해 보세요!

사실 저는 이메일 초안을 만들어서 내용만 고쳐서 보내는 일이 많아요~

실제로 정말 시간단축도 되고 좋아요^^

 

템플릿을 만들고 활용하는 방법

이제 템플릿을 만들고 활용하는 방법도 알아볼까요?

 

자주 사용하는 문서 형식을 파악하기

• 내가 자주 작성하는 문서가 무엇인지 먼저 정리해보세요.
• 회의록, 보고서, 이메일 등 반복해서 작성하는 문서를 리스트업해요.

서식을 한 번에 정리해서 템플릿으로 저장하기

• 제목 크기, 글꼴, 줄 간격 등을 미리 설정해두세요.
• 문서 구조도 정리해서 템플릿으로 저장해요.
• MS Word, Excel, Google Docs 등에서 템플릿 기능을 활용하면 더욱 편리해요!

필요할 때마다 템플릿을 불러와 활용하기

• 문서를 새로 만들 때 기존 템플릿을 불러오면 끝!
• 내용만 추가하면 문서 작성이 훨씬 빨라져요.

템플릿 활용으로 업무 효율 UP!

템플릿을 활용하면 단순 반복 작업을 줄이고 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간이 많아져요.

업무를 할 때 작은 차이가 쌓여서 큰 효율성의 차이를 만든다는 거 다들 아시죠? 

지금 당장 여러분이 자주 사용하는 문서들을 정리해 보고 템플릿으로 만들어보는 것부터 시작해 보세요. 

분명 업무 속도가 눈에 띄게 빨라질 거예요.

여러분도 템플릿을 활용한 경험이 있으신가요?
함께 더 효율적인 업무 환경을 만들어 봐요. 

 

 

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