[직장업무 노하우] To-Do 리스트 작성: 매일 아침 업무의 큰 그림 그리기

To-Do 리스트 작성: 매일 아침 업무의 큰 그림 그리기

효율적인 업무 관리가 하루의 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아니죠.

아무리 많은 일을 한다고 해도 제대로 관리되지 않으면 결국 시간 낭비로 이어질 수밖에 없어요.

 

아침에 출근하면 가장 먼저 무엇을 하시나요? 많은 사람들이 무심코 컴퓨터를 켜고 이메일을 확인하거나 커피를 마시며 하루를

시작하곤 해요. 하지만 하루를 정말 효과적으로 시작하려면 오늘 해야 할 일을 한눈에 정리하는 습관을 들이는 게 중요해요.

저는 아침마다 컴퓨터를 켜기 전에 노트를 펴고 오늘 처리해야 할 모든 업무를 To-Do 리스트에 적는 것으로 하루를 시작해요.

작은 업무부터 큰 프로젝트까지 하나도 빠짐없이 리스트로 정리해두면 내가 오늘 어떤 일들을 해야 하는지 큰 그림을 그릴 수 있거든요.

 

리스트 작성의 핵심: 우선순위 정하기

단순히 해야 할 일을 적는 것으로 끝내지 않고 반드시 우선순위를 매기는 것이 중요해요. 많은 일을 처리했다고 해도 정말 중요한 일이

미뤄진다면 하루가 끝날 때 만족감이 낮을 수밖에 없죠. 그래서 저는 매일 아침 작성한 리스트를 다시 훑어보면서 두 가지 기준으로

우선순위를 정해요.

1. 가장 중요한 일 (High Priority)

• 나와 팀의 목표에 직결되거나 결과에 큰 영향을 미치는 업무입니다.
• 예를 들어 오늘이 마감인 보고서 작성이나 중요한 회의 준비 같은 일이 여기에 해당하죠.

2. 긴급한 일 (Time-Sensitive)

• 마감 시간이 가까운 업무는 바로 처리해야 마음이 편하더라고요.
• 예를 들어 당장 상사가 요청한 자료를 보내야 한다거나 회의 전에 참석자들에게 필요한 문서를 전달하는 일이 이에 속해요.

이 두 가지를 기준으로 나머지 업무를 정렬하면 정말로 오늘 해야 할 일이 무엇인지 선명하게 보이기 시작해요.

 

우선순위를 기반으로 하루를 계획하는 방법

우선순위를 정한 후에는 각 업무를 하루의 시간대에 배치해요. 예를 들어 저는 오전에 에너지가 가장 높고 집중력이 좋기 때문에

가장 중요한 업무를 오전 중에 처리하려고 해요.

• 예: 보고서 작성, 프로젝트 계획 수립 등.

반면 오후에는 상대적으로 피로감이 느껴질 때가 많으니 에너지를 많이 소모하지 않아도 되는 업무를 배치해요.

• 예: 이메일 답장, 간단한 자료 정리 등.

이런 식으로 하루를 계획하면 각 시간대에 최적화된 업무를 배치할 수 있고 체력과 집중력을 효율적으로 사용할 수 있어요.

 

리스트 작성의 긍정적인 효과

To-Do 리스트를 작성하고 하루를 시작하면 여러 가지 긍정적인 변화가 생겨요.

 

1. 하루를 주도적으로 관리

내가 어떤 일을 할지 명확히 알고 시작하기 때문에, 업무 흐름을 스스로 통제할 수 있어요.

2. 스트레스 감소

해야 할 일을 머릿속에서 떠올리며 불안해하는 대신, 종이에 적어두면 마음이 가벼워져요.

3. 성취감 증가

리스트의 항목을 하나씩 체크할 때마다 "내가 뭔가 해냈다"는 느낌을 받을 수 있어요.

특히 중요한 일을 마쳤을 때의 뿌듯함은 이루 말할 수 없어요.

4. 집중력 향상

다음에 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고, 지금 당장 처리해야 할 업무에 더 집중할 수 있어요.

 

이렇게 활용했어요

얼마 전 있었던 경험을 하나 공유해볼게요. 어느 날 출근했을 때 이메일에 여러 요청 사항이 쌓여 있었고 그날 처리해야 할 업무도

산더미처럼 많았어요. 저는 머릿속이 혼란스러워졌지만 잠깐 멈추고 노트를 꺼내 To-Do 리스트를 작성하기 시작했어요.

 

1. 먼저 이메일 요청 사항과 기존 업무를 전부 적었어요.

2. 그다음 각 업무를 중요도와 긴급성에 따라 우선순위를 매겼습니다.

• 예: 상사가 요청한 자료 제출(긴급/중요), 마감이 다음 주인 프로젝트 자료 조사(중요하지만 덜 긴급).

 3.마지막으로 가장 중요한 일부터 처리하기로 결심했죠.

 

결과적으로 그날 모든 업무를 제시간에 끝낼 수 있었고 중요한 일도 놓치지 않았어요.

만약 To-Do 리스트 없이 일을 시작했다면 아마 급한 일에 치여 중요한 일을 미루고 말았을 거예요.

 

작은 습관이 큰 변화를 만듭니다

하루를 시작하며 몇 분만 투자해 To-Do 리스트를 작성하고 우선순위를 정하는 습관은 업무의 효율성을 크게 높여줘요.

처음에는 번거로워 보일 수 있지만 꾸준히 하다 보면 일이 체계적으로 정리되고 무엇보다 스트레스가 줄어드는 것을 느낄 수 있을 거예요.

여러분도 오늘부터 To-Do 리스트 작성 습관을 시작해보세요!

머릿속이 정리되고 하루가 한결 가벼워질 거예요.