[직장업무 노하우] 업무 우선순위 매기기: 긴급한 것 vs 중요한 것

 

업무 우선순위 매기기: 긴급한 것 vs 중요한 것

일이 한꺼번에 몰려서 어디서부터 손을 대야 할지 막막했던 경험 다들 있으시죠?
아침부터 전화는 울려대고 이메일은 쌓이고 상사는 보고서를 빨리 달라고 하고…

이런 날이면 하루 종일 정신없이 바쁘게 움직였는데도 정작 중요한 일을 하나도 끝내지 못한 느낌이 들 때가 있어요.

그럴 때 저는 Eisenhower Matrix(아이젠하워 매트릭스)라는 방법을 활용해요.
이 방법을 사용하면 업무의 우선순위를 명확하게 정할 수 있어서 바쁘기만 한 하루가 아니라 의미 있는 하루를 만들 수 있어요.

 

Eisenhower Matrix란?

Eisenhower Matrix는 업무를 긴급성과 중요도에 따라 네 가지로 분류하는 방법이에요.
이 개념은 미국의 34대 대통령이었던 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)가 처음 제안한 것으로

그의 이름을 따서 '아이젠하워 매트릭스'라고 불려요.

 

기본 개념
모든 업무를 다음 네 가지 기준으로 나눠요.

	긴급함	긴급하지 않음
중요함	① 긴급하고 중요한 일 지금 당장 해야 하는 일	② 긴급하지 않지만 중요한 일 계획적으로 해야 하는 일
중요하지 않음	③ 긴급하지만 중요하지 않은 일 위임하거나 적당히 처리할 일	④ 긴급하지도 중요하지도 않은 일 할 필요 없는 일

이렇게 분류하면 어떤 업무를 가장 먼저 해야 하는지 어떤 업무는 미뤄도 되는지 한눈에 파악할 수 있어요.

 

Eisenhower Matrix 적용 방법

이제 각 항목을 자세히 살펴볼까요?

긴급하고 중요한 일: 지금 당장 해야 하는 일

이 카테고리에 해당하는 일은 바로 실행해야 하는 업무에요.
주로 마감이 임박한 프로젝트 위기 상황 해결, 중요한 고객 응대 등이 여기에 해당해요.

 

예시
마감이 오늘인 보고서 작성
당장 처리해야 하는 클라이언트 요청
팀 내에서 해결해야 하는 긴급한 문제

 

처리 방법
즉시 실행!
이 업무는 가장 중요한 것이므로 우선순위 1번으로 처리해야 해요.

하지만 중요한 일이 항상 긴급한 상태로 몰려 있다면 문제가 있어요.
이런 상태가 반복된다면 긴급하지 않지만 중요한 업무를 소홀히 했을 가능성이 커요.

 

긴급하지 않지만 중요한 일: 미리 계획해서 해야 하는 일

이 카테고리는 장기적으로 중요한 영향을 미치는 업무에요.
당장은 급하지 않지만 시간을 들여 차근히 준비해야 하는 일들이 포함돼요.

 

예시
다음 달 발표 준비
새로운 스킬을 배우는 자기계발
팀원들과의 정기적인 1:1 미팅

 

처리 방법
미리 계획을 세워 꾸준히 진행!
이 업무를 소홀히 하면 결국 긴급하고 중요한 일이 돼서 스트레스를 받으며 처리하게 되요.
그러므로 미리미리 계획을 세워서 실행하는 것이 중요해요.

예를 들어 다음 주 회의 자료를 오늘부터 조금씩 준비하면 마감 당일에 허둥지둥하지 않아도 되겠죠?

 

긴급하지만 중요하지 않은 일: 위임하거나 최소한의 노력으로 처리할 일

이 카테고리는 급하게 처리해야 할 것 같지만 사실 중요한 업무는 아닌 일이에요.
예를 들면 갑자기 걸려온 전화나 급한 요청인데 사실 큰 영향을 미치지 않는 업무가 포함될 수 있어요.

 

예시
갑자기 걸려온 전화
급한 요청이지만 다른 사람이 해도 되는 업무
회의 참석 요청 (꼭 필요하지 않은 경우)

 

처리 방법
가능하면 위임하거나 최소한의 시간만 들여 처리!
이런 업무에 너무 많은 시간을 쓰면 정작 중요한 일을 할 시간이 줄어들어요.
그러므로 '이 업무를 내가 꼭 해야 하는가?'를 고민해 보고 가능하면 동료에게 위임하는 것도 방법이에요.

 

긴급하지도 중요하지도 않은 일: 하지 않아도 되는 일

이 카테고리는 굳이 하지 않아도 업무에 큰 영향이 없는 일이에요.
불필요한 이메일 확인, SNS 확인, 잡담 등도 여기에 포함될 수 있어요.

 

예시
의미 없이 이메일을 계속 확인하는 습관
SNS, 뉴스 기사 읽기
불필요한 회의 참석

 

처리 방법
과감하게 없애거나 최소한으로 줄이기!
이런 업무를 줄이면 시간을 훨씬 효율적으로 사용할 수 있어요.
예를 들어 하루에 10번씩 이메일을 확인하는 습관을 3번으로 줄이기만 해도 업무 집중력이 확 올라갈 거예요.

 

Eisenhower Matrix를 활용한 실전 예시

예를 들어 오늘 해야 할 업무 목록이 다음과 같다고 가정해 볼게요.

 

오전 11시까지 보고서 제출
다음 주 프레젠테이션 준비
팀원이 요청한 자료 보내기
이메일 확인 및 답장
점심시간에 SNS 확인

 

이 업무들을 Eisenhower Matrix로 정리하면 다음과 같이 나눌 수 있어요.

	긴급함	긴급하지 않음
중요함	🔴 보고서 제출 (①) → 바로 실행	🟢 프레젠테이션 준비 (②) → 미리 계획해서 진행
중요하지 않음	🟡 팀원 요청 자료 보내기 (③) → 가능하면 위임	⚪ SNS 확인 (④) → 줄이거나 하지 않기

이렇게 업무를 분류하면 지금 당장 해야 할 일과 미뤄도 되는 일을 쉽게 파악할 수 있어요!

 

업무가 많을수록 '무엇부터 해야 하지?'라는 고민이 커지지만 Eisenhower Matrix를 활용하면 우선순위를 쉽게 정할 수 있어요.

 

긴급하고 중요한 일(①) → 바로 실행
긴급하지 않지만 중요한 일(②) → 미리 계획해서 진행
긴급하지만 중요하지 않은 일(③) → 위임하거나 최소한으로 처리
긴급하지도 중요하지도 않은 일(④) → 줄이거나 없애기

 

이렇게 정리하면 바쁘기만 한 하루가 아니라 정말 의미 있는 하루를 만들 수 있을 거예요!
오늘부터 업무를 할 때 Eisenhower Matrix를 한 번 적용해 보세요!