[비즈니스 영어] 부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply) - 목요일 학습 가이드

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply)

 

 

 

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply) - 목요일 학습 가이드

오늘은 직장에서 자리를 비울 때 사용하는 부재중 자동 회신 (Out of Office auto-reply) 설정에 대해 배워볼 거예요.

부재중 자동 회신은 상대방에게 자신의 부재 상황을 알리고

언제 돌아올지 또는 비상시 누구에게 연락해야 하는지 안내하여 업무 혼란을 줄이는 데 큰 도움이 됩니다.

 

 

 

오늘의 학습 목표

 

• 부재중 자동 회신 설정과 관련된 핵심 영어 단어 5개 익히기
• 현재 부재 상황과 복귀 날짜를 알리는 기본적인 문장 2개 익히기
• 다양한 상황에서 부재중 자동 회신에 활용할 수 있는 5가지 추가 문장 익히기

 

오늘의 학습 내용

 

1. 핵심 영어 단어 학습 (5개)

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply)

 

 

 

 

• Out of office (외근 중, 자리에 없음) : 사무실에 있지 않음을 나타내는 표현이에요. 출장, 휴가 등으로 자리를 비울 때 사용합니다.

예문 : "I'll be out of office next week for vacation."
          (다음 주 휴가로 외근 중일 예정입니다.)

 

 

• Unavailable (이용 불가능한) : 어떤 사람이 현재 연락이 닿거나 만날 수 없는 상태를 의미해요.

예문 : "The meeting room is unavailable until 3 PM."
          (회의실은 오후 3시까지 사용 불가능합니다.)

 

 

 

• Return (돌아오다) : 원래 있던 곳으로 되돌아오다. 특히 부재 후 사무실로 복귀하는 것을 의미할 때 사용해요.

예문 : "I expect to return by Friday."
          (금요일까지 돌아올 것으로 예상합니다.)

 

 

• Contact (연락하다) : 전화, 이메일, 메시지 등으로 누군가와 소통하다.

예문 : "You can contact me via email."
          (이메일로 저에게 연락하실 수 있습니다.)

 

 

• Emergency (긴급 상황) : 예상치 못하게 발생한 매우 위급한 상황.

예문 : "In case of an emergency, call this number."
           (긴급 상황 시 이 번호로 전화하세요.)

 

 

 

 

2. 기본 부재중 자동 회신 문장 학습 (2개)

 

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply)

 

 

 

 

"I am currently out of office and unavailable until [날짜]."
(현재 외근 중이며 [날짜]까지 연락이 어렵습니다.)

• 가장 일반적인 부재중 자동 회신의 시작 문장이에요.
• 자신의 현재 부재 상황과 언제까지 연락이 어려운지 명확한 [날짜]를 포함하여 안내합니다.
• 문법 : "currently out of office"는 '현재 외근 중이다'라는 의미이고 "unavailable until [날짜]"는 '[날짜]까지 이용 불가능하다'는 의미입니다. 'until'은 '~까지'라는 기한을 나타내는 전치사예요.

 

"For urgent matters, please contact [동료 이름] at [이메일/전화번호]."
(긴급한 용무는 [동료 이름]에게 [이메일/전화번호]로 연락 주십시오.)

• 긴급한 상황 발생 시 누구에게 연락해야 하는지 안내하는 필수적인 문장이에요.
• [동료 이름]과 [이메일/전화번호]를 구체적으로 명시하여 상대방이 바로 연락할 수 있도록 돕습니다.
• 문법 : "For urgent matters"는 '긴급한 용무를 위해'라는 전치사구입니다. "please contact ~ at ~"은 '~에게 ~로 연락해 주세요'라는 정중한 요청입니다.

 

 

3. 다양한 부재중 자동 회신 표현 학습 (5개)

 

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply)

 

 

 

"I will return to the office on [날짜]."
(저는 [날짜]에 사무실로 돌아옵니다.)

• 복귀 날짜를 명확하게 제시할 때 사용하는 간결한 문장이에요.
• 수신자가 언제쯤 연락이 가능할지 알 수 있게 해줍니다.
• 문법 : "will return to the office"는 '사무실로 돌아올 것이다'라는 미래 시제입니다. "on [날짜]"는 특정 날짜를 나타내는 전치사구예요.

 

• "Your email will be answered as soon as possible upon my return." (제 복귀 후 가능한 한 빨리 귀하의 이메일에 답변드리겠습니다.)
  • 부재 중 받은 이메일에 대한 처리 방침을 안내하는 문장이에요.
  • 복귀 후 바로 회신하겠다는 의지를 보여줍니다.
  • 문법 : "will be answered"는 미래 수동태로 '답변될 것이다'라는 의미입니다. "as soon as possible (ASAP)"은 '가능한 한 빨리'라는 표현이고 "upon my return"은 '제가 돌아오자마자'라는 의미입니다.

 

 

 

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply)

 

 

 

 

• "I will have limited access to email during this time." (이 기간 동안 이메일 접근이 제한될 것입니다.)
  • 부재 중 이메일 확인이 어렵거나 불가능함을 알릴 때 사용해요.
  • 너무 자주 확인하지 못할 수도 있음을 미리 알려 불필요한 기대를 줄입니다.
  • 문법 : "will have limited access to ~"는 '~에 대한 접근이 제한될 것이다'라는 의미입니다. "during this time"은 '이 기간 동안'이라는 시간의 전치사구입니다.

 

• "Thank you for your understanding." (양해해 주셔서 감사합니다.)
  • 자신의 부재로 인해 발생할 수 있는 불편에 대해 미리 양해를 구하고 감사 인사를 전하는 표현이에요.
  • 문법 : "Thank you for your understanding"은 '당신의 이해에 감사드립니다'라는 관용적인 감사 표현입니다.

 

 

 

부재중 자동 회신 설정 (Out of Office Auto-reply)

 

 

 

 

• "For emergencies, please call [긴급 연락처]." (긴급 상황 시 [긴급 연락처]로 전화 주십시오.)
  • 정말 위급한 상황에만 연락할 수 있는 별도의 전화번호를 안내할 때 사용해요.
  • 동료의 연락처와 별개로 본인에게 직접 연락할 수 있는 번호일 수도 있습니다.
  • 문법 : "For emergencies"는 '긴급 상황을 위해'라는 전치사구입니다. "please call ~"은 정중한 요청입니다.

 

 

추가 학습 팁

 

• 오늘 배운 표현들을 활용해서 자신의 부재 상황에 맞는 부재중 자동 회신 메시지를 실제로 작성해 보세요. 복귀 날짜와 비상 연락처를 구체적으로 넣는 연습을 합니다.
• 부재중 자동 회신은 간결하고 명확하게 작성하여 상대방이 필요한 정보를 쉽게 얻을 수 있도록 하는 것이 중요해요.
• 부재중 자동 회신 설정 시 언제부터 언제까지 적용할 것인지 기간을 정확하게 설정하는 것을 잊지 마세요.

 

오늘 학습한 내용을 바탕으로 직장에서의 부재중 상황을 더욱 전문적이고 효율적으로 관리할 수 있기를 바랍니다!

 

 

 

 

 

 

 

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